L’inventario generale, costituisce la base per la determinazione della consistenza patrimoniale dell’Ente pubblico, infatti, solo integrando tali informazioni con le altre ricavabili dalla gestione finanziaria, economica e patrimoniale è possibile determinare le variazioni attive e passive della consistenza patrimoniale, quindi giungere alla redazione del conto del patrimonio.

Dal primo Gennaio 2016, le Pubbliche Amministrazioni dovranno obbligatoriamente affiancare alla contabilità finanziaria quella di tipo economico patrimoniale. Già nel corso del 2015, in accordo a quanto stabilito dal decreto legislativo del 23 giugno del 2011 n° 118, tutti gli enti avrebbero dovuto avviare le attività necessarie per dare attuazione agli adempimenti rinviati al 2016, con particolare riferimento a “l’aggiornamento dell’inventario (coerente con la contabilità dell’Ente) e alla codifica delle varie voci dell’Inventario al Piano dei Conti Integrato (All. 6, D. Lgs. 118/11), dai quali discendono e si integrano con il Conto Economico e il Conto del Patrimonio.

Nello specifico, gli Enti interessati (esclusi quelli entrati in sperimentazione nel 2014) avrebbero dovuto avviare, già nel 2015, un processo complessivo di aggiornamento e/o revisione dell’inventario, di riclassificazione delle nature dei beni inventariati in accordo al piano dei conti integrato e di rivalutazione delle voci dell’attivo e del passivo dello stato patrimoniale riclassificato. Tutto ciò al fine di garantire un’ordinata tenuta della contabilità economico-patrimoniale dell’Ente e una piena attendibilità informativa per quanto concerne lo Stato Patrimoniale e il Conto Economico.

Le nuove regole di amministrazione degli Enti Locali, ispirate ai principi dell’economia aziendale, attribuiscono un ruolo fondamentale alla gestione del patrimonio e di conseguenza agli inventari, strumenti oggi indispensabili per una corretta gestione della consistenza patrimoniale dell’Ente.
Infatti, integrando le informazioni desumibili dall’aggiornamento annuale dell’inventario con altre informazioni ricavabili dalla gestione finanziaria, economica e patrimoniale dell’Ente, è possibile determinare le variazioni attive e passive della consistenza patrimoniale, quindi giungere alla redazione del conto del patrimonio.

Il software FORTUNAE e gli eventuali servizi opzionali proposti, permettono di gestire appieno tutta la problematica relativa alla gestione dell’inventario per le diverse finalità:

• finalità giuridica, per la necessità di disporre di elementi riguardanti i diritti e gli obblighi dell’Ente nascenti dai beni rilevati e descritti nell’inventario
• finalità conservativa e di controllo, per la creazione di un esplicito e codificato sistema di attribuzione di specifiche responsabilità con riferimento alla conservazione e al controllo dei cespiti appartenenti al patrimonio dell’Ente
• finalità economico-finanziaria, per rilevare in maniera analitica il valore economico delle componenti attive e passive del patrimonio (immobilizzazioni, ammortamenti, ricavi pluriennali, ecc.) ed il contributo di quest’ultimo al risultato d’esercizio, oltre a consentire la rilevazione delle dinamiche finanziarie concernenti gli investimenti
• finalità amministrativa, che permette ai massimi organi istituzionali dell’ente, l’esatta conoscenza del patrimonio a disposizione, agevolando quindi le decisioni strategiche e vantaggiose per la collettività
• finalità contabile, per una corretta tenuta della contabilità economico patrimoniale

Il servizio: GolemNet per un’inventariazione corretta ed efficace .

La predisposizione dell’inventario iniziale e il successivo aggiornamento sono quindi operazioni imprescindibili per il processo di armonizzazione contabile. Gli Enti che ancora non hanno provveduto devono necessariamente adeguare i propri sistemi informativi per una corretta gestione economico-patrimoniale e, dunque, dotarsi di un inventario effettivamente descrittivo dei cespiti posseduti, dettagliato nei contenuti ed aggiornato al reale valore dei beni, valore che sarà riconsiderato in base ai nuovi coefficienti di ammortamento previsti dai principi contabili. Il procedimento d’inventariazione si presenta certamente come un’operazione complessa ma al tempo stesso indispensabile per la determinazione del valore dei componenti del patrimonio.

GolemNet offre un servizio specifico che garantisce estrema accuratezza nella rilevazione dei dati e un effettivo risparmio economico. L’intervento di personale qualificato e una parziale automatizzazione semplificano i processi di gestione inventariale che, in realtà estese e dinamiche come le Pubbliche Amministrazioni, sono usualmente lunghi e complicati.

Una volta valorizzati e amministrati efficacemente tutti i beni, le istituzioni possono ottenere una riduzione dei costi, la liberazione di risorse finanziarie e il conferimento di una più specifica e stringente responsabilità per ogni agente contabile garante.
L’errata inventariazione degli immobili di un ente pubblico spesso si trascina negli anni producendo un grave danno per le amministrazioni.
Golem ha introdotto un sistema specifico che al primo utilizzo rettifica ogni errore semplificando sensibilmente i successivi processi d’inventariazione. Ciò è possibile grazie ad un controllo incrociato tra le informazioni in possesso degli enti stessi e la banca dati catastale scaricata all’interno del modulo apposito integrato con la Procedura Inventario. In tal modo l’elenco degli immobili attivi presso il catasto sarà associato ed integrato al patrimonio immobiliare effettivamente conosciuto e gestito anche grazie alla standardizzazione sia della partita iva degli enti, sia dello stradario comunale.

Con gli strumenti Golemsoftware si ottiene una fotografia reale dei possedimenti dell’ente e, quindi, una gestione efficace del territorio grazie alla visualizzazione automatica degli immobili posseduti su un sistema cartografico integrato. Questa interessante opzione si ottiene attivando un ulteriore modulo integrato che gestisce il sistema informativo territoriale.

Grazie al minuzioso controllo esercitato con la prima compilazione dell’inventario, le revisioni successive diventano estremamente semplici. Dopo aver scaricato nella Procedura Inventario la banca dati catastale aggiornata, il software evidenzierà solo i nuovi immobili e quelli cessati, permettendo di operare puntualmente e facilmente solo sulle variazioni intervenute.

Di grande utilità è il calcolo automatico dei valori patrimoniali per i beni storici, rivalutati secondo le norme fiscali ai sensi dall’art. 230 D.Lgs 267/2000, che la Procedura Inventario determina grazie ai dati prelevati dal Catasto.

Soluzioni tecnologiche innovative e servizi all’avanguardia sono applicate anche nell’inventariazione dei beni mobili della pubblica amministrazione. Spesso si sottovaluta la manutenzione ordinaria dell’inventario con il rischio di dover rifare il lavoro da capo ogni volta con notevole spreco di denaro e lo svantaggio di non avere una situazione lineare ed aggiornata.

L’obiettivo prioritario di GolemNet è creare un efficiente sistema organizzativo all’interno degli uffici che, grazie alla nomina di agenti contabili consegnatari, agevoli il mantenimento della rilevazione originaria. Un consulente sarà a disposizione per seguire la nomina dei consegnatari, analizzare il materiale contabile presente (fatture di acquisto, eventuali inventari già compilati e relativa etichettatura) e consigliare la modalità operativa migliore rispetto alla realtà riscontrata.

Il sistema consente di collegare la rilevazione mobiliare a quella immobiliare oppure gestirla con un apposito iter di lavoro. Ciascun bene censito è associato alla propria fattura d’acquisto e ad un determinato agente contabile. Per gli enti che hanno già eseguito una rilevazione immobiliare con Golem, a queste al termine dei lavori l’ente avrà a disposizione un archivio aggiornato e funzionale, dal quale elaborare lo specifico conto del patrimonio, innumerevoli stampe e le estrazioni necessarie per la gestione dei dati. Sono presenti anche i moduli previsti dal modello 24 del DPR 194/96, riguardanti il conto di gestione e movimentazione annuale per consegnatario dati, richiesti dalla Corte dei Conti in caso di verifiche ed ispezioni. L’impostazione data con la prima rilevazione permette al sistema di autodeterminarsi nel tempo così che la revisione annuale del patrimonio mobiliare diventi estremamente semplice. La speciale etichettatura e l’individuazione dei beni mobili tramite palmare permettono di riconoscere rapidamente le stanze censite e un loro eventuale differente mobilio rispetto alla precedente rilevazione. Il sistema provvede quindi a registrare in automatico la nuova ricollocazione all’interno della Procedura Inventario.
Aggiungendo il codice dell’immobile, del piano e della stanza nella quale l’oggetto si trova attraverso una codifica a “scatole cinesi”. Il bene è così localizzato in un contesto preciso.

Qualora poi fosse presente una cartografia legata alla rilevazione immobiliare, si può individuare sulla stessa mappa ciascun bene mobile.
Per la rilevazione Golem Ict utilizza un sofisticato sistema basato su un interscambio di dati tra la procedura gestionale e palmari specifici. Durante la rilevazione sono applicate a ciascun oggetto targhette di riconoscimento con bar-code tramite codifica a barre a lettura ottica, oppure con chip integrato e sistema a radio frequenze “R-Fid”.

Tecnologia  Palmare Pro.
Al termine dei lavori l’Ente avrà a disposizione un archivio aggiornato e funzionale, dal quale elaborare lo specifico conto del patrimonio, innumerevoli stampe e le estrazioni necessarie per la gestione dei dati. Sono presenti anche i moduli previsti dal modello 24 del DPR 194/96, riguardanti il conto di gestione e movimentazione annuale per consegnatario dati, richiesti dalla Corte dei Conti in caso di verifiche ed ispezioni.

L’impostazione data con la prima rilevazione permette al sistema di autodeterminarsi nel tempo così che la revisione annuale del patrimonio mobiliare diventi estremamente semplice. La speciale etichettatura e l’individuazione dei beni mobili tramite palmare permettono di riconoscere rapidamente le stanze censite e un loro eventuale differente mobilio rispetto alla precedente rilevazione. Il sistema provvede quindi a registrare in automatico la nuova ricollocazione all’interno della Procedura Inventario.

Per il corretto mantenimento del sistema, Golem organizza al termine del servizio giornata di formazione con gli agenti contabili nominati. In tale occasione si consegnano ufficialmente gli elenchi dei beni in carico e si trasmette il corretto metodo di lavoro per una chiara ed ordinata gestione del patrimonio mobiliare pubblico. Un modulo informatico efficace abbinato ad un iter di lavoro predefinito conferiscono ai consegnatari una maggiore responsabilizzazione nei confronti dei beni ricevuti in consegna. Si crea così all’interno degli uffici un livello di attenzione adeguato ad una gestione tanto delicata.

GolemNet è comunque a disposizione per gli aggiornamenti annuali degli archivi, etichettatura e revisione della situazione mobiliare.

Strumentazione a supporto:

Strumento di riferimento per applicazioni mobili intensive di uso quotidiano, quali l’inventario. Dotato di un display full VGA, con cui visionare carte e schemi nei minimi dettagli, ha una leggibilità facilitata in condizioni di luce solare diretta o scarsa illuminazione.

Workabout Pro resiste a cadute da 1,8 metri sul cemento ed ha un punteggio di sicurezza IP di 65 (protezione dalla polvere e dagli spruzzi di acqua da ogni direzione).

• Sistema Operativo: Microsoft® Windows® Mobile® 6.
• Comunicazioni Wireless:
• 802,11 a/b/g, 802,11 b/g
• UMTS/HSDPA – tribanda, 850/1900/2100MHz voce e dati
• Bluetooth® classe II, V 2.0 + EDR integrato
• Moduli Opzionali per codici a barre
• Espansione per scansione laser monodimensionale: configurazioni a raggio standard, lungo raggio e autoranging.
• Espansione imager lineare (monodimensionale).
• Moduli Opzionali per RFID
• Altissima frequenza: da 868 MHz a 915 MHz

Oltre alle comuni etichette di riconoscimento ottico con bar-code GolemNet  propone per i beni mobili un sistema con tecnologia R-FId che mantiene un inventario sempre aggiornato e organizzato secondo le specifiche del committente (edificio, piano, stanza…).

Questo avanzato sistema “tagga” gli asset (beni) con notevoli vantaggi rispetto alle etichettature classiche:

• Localizza le attrezzature, anche graficamente ove previsto, nelle singole stanze;
• Analizza gli spostamenti di ogni bene tenendo traccia delle precedenti ubicazioni;
• Ottimizza le risorse effettuando statistiche sui beni più soggetti a manutenzione;
• Automatizza la registrazione di eventi sulla gestione degli asset, generalmente inseriti manualmente;
• Riduce la possibilità di furti introducendo un ulteriore elemento per la sicurezza.

Le operazioni d’inventario legate alla manutenzione ordinaria in questo modo sono:

• Più agevoli: la classica etichetta bar-code di identificazione è spesso collocata in posizioni di difficile lettura.
• Più veloci: non è più necessario avvicinarsi ad ogni bene per codificare il serial number. È sufficiente che l’operatore entri ed esca dalla stanza anche molto velocemente perché il dispositivo mobile rilevi le etichette associate ad ogni asset collegandole a quell’ambiente.
• Più sicura in caso di usura e cancellazione della parte grafica: il riconoscimento è dato, infatti, dal chip integrato.
• Più complete: il chip integrato permette la registrazione di informazioni aggiuntive all’inventario grazie a molteplici aree di memoria dedicate (manutenzioni eseguite sul bene, relazioni o documentazione informatica legata al bene, ecc.).

Consulenze Opzionali
Golem offre consulenze specifiche in aggiunta ai servizi standard.

• Segnala e verifica con l’ente eventuali incongruenze tra i dati catastali e la situazione reale (volture non registrate, mancati accatastamenti, aggiornamento e classamento immobili).
• Offre consulenza fiscale-amministrativa per l’analisi preliminare di potenziali azioni da intraprendere.
• Mette a disposizione la consulenza tecnica di libero professionista iscritto negli appositi albi professionali per accatastamenti, volture, aggiornamento classificazione catastale.
• Fornisce consulenza legale in caso di dubbia interpretazione di proprietà, diritti, usufrutti, ecc.
• Offre una consulenza tecnico-estimativa per valutazioni del reale valore di mercato e per la gestione degli adempimenti legati all’art. 58 del Dl 112/2008 “Piano delle alienazioni”.
• Automatizza la gestione inventario dei beni mobili tramite collocazione di varchi RFId (costituiti da due antenne in corrispondenza di ogni tornello di entrata/uscita dagli edifici/stanze/ambienti interessati).

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