Affari Generali

In un’epoca in cui la digitalizzazione pervade ogni aspetto della nostra vita, la pubblica amministrazione non può esimersi dall’adottare strumenti e tecnologie innovative per migliorare la propria efficienza e la qualità dei servizi erogati ai cittadini.

I servizi di Affari Generali rappresentano in questo contesto un pilastro fondamentale per il corretto funzionamento di qualsiasi Comune o Ente Pubblico.

L’efficienza di queste procedure nelle Pubbliche amministrazioni è fondamentale per:

• Garantire il buon andamento dell’amministrazione: ottimizzando i processi interni e favorendo la collaborazione tra i diversi uffici.
• Assicurare la trasparenza e la legalità dell’operato dell’Ente: pubblicando gli atti e i dati in modo accessibile ai cittadini.
• Migliorare la qualità dei servizi erogati ai cittadini: semplificando le procedure e riducendo i tempi di attesa.

I moduli nella suite dei software dedicati a quest’ambito permettono di digitalizzare e ottimizzare tutti i processi di segreteria e degli affari generali.

Questi gli applicativi sviluppati per questa macro-area.

Protocollo elettronico

• Gestione completa del protocollo informatico, con acquisizione digitale dei documenti (cartacei, email, PEC, etc.) e loro archiviazione a norma.
• Assegnazione automatica dei numeri di protocollo e classificazione dei documenti secondo diversi criteri (tipologia, ufficio, mittente, etc.).
• Flussi di lavoro automatizzati per la gestione delle pratiche, con definizione di ruoli e responsabilità per i diversi operatori.
• Ricerca avanzata dei documenti per numero di protocollo, data, mittente, destinatario, argomento e parole chiave.
• Integrazione con altri sistemi informatici dell’Ente (anagrafe, gestionale, etc.).

Document management System

• Redazione manuale di gestione del protocollo e della conservazione sostituiva
• Archiviazione ottico sostituiva documentale
• Invio a norma dei documenti informatici presso il conservatore accreditato

Atti amministrativi

• Redazione assistita di delibere, ordinanze, determinazioni e decreti, con modelli predefiniti e personalizzabili.
• Firma digitale degli atti da parte del responsabile e/o del Sindaco.
• Archiviazione digitale degli atti a norma, con indicizzazione completa per una facile ricerca e consultazione.
• Pubblicazione degli atti sul sito web dell’Ente, all’albo pretorio online e sul portale Open Data.
• Gestione completa dell’iter procedurale degli atti, dalla proposta alla pubblicazione.

Albo pretorio online

• Pubblicazione automatica degli atti sul sito web dell’Ente, con aggiornamenti in tempo reale.
• Consultazione facile e intuitiva degli atti, con ricerca per data, tipologia, numero di protocollo e parole chiave.
• Archiviazione digitale degli atti pubblicati, con possibilità di download e stampa.
• Assicurazione della trasparenza e dell’accesso ai cittadini agli atti dell’Ente.

Trasparenza

• Gestione completa degli obblighi di trasparenza previsti dalla normativa vigente.
• Pubblicazione dei dati e documenti in formato aperto e accessibile, secondo i principi di trasparenza, accountability e riutilizzo.
• Sezione dedicata del sito web dell’Ente per la pubblicazione dei dati di trasparenza.
• Aggiornamento costante dei dati pubblicati e monitoraggio degli accessi.

Segreteria

• Gestione completa delle attività di segreteria, tra cui agenda, appuntamenti, email, posta certificata e gestione delle comunicazioni.
• Calendario condiviso per la prenotazione di appuntamenti e la pianificazione delle attività.
• Gestione centralizzata delle email e della posta certificata, con archiviazione digitale dei messaggi.
• Sistema di messaggistica interna per la comunicazione tra i diversi uffici.
• Interfaccia intuitiva e facile da usare per la gestione delle attività di segreteria.