Ecco una panoramica completa sulla piattaforma per le notifiche digitali SEND: scopriamone di più.

Per modernizzare e semplificare i servizi pubblici, il Governo italiano ha introdotto una nuova piattaforma denominata SEND – Servizio Notifiche Digitali, come parte del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) nella sua Misura 1.4.5 della componente M1.C1, dedicata alla Digitalizzazione, innovazione e sicurezza della Pubblica Amministrazione.

Tramite lo stanziamento di 200 milioni di euro da parte del Dipartimento per la Trasformazione Digitale, le amministrazioni comunali sono state così incoraggiate ad aderire al meccanismo di notificazione digitale.

Che cosa rappresenta la Piattaforma SEND per le notifiche digitali?
Si tratta di un applicativo che digitalizza e semplifica la gestione delle notifiche: permette infatti di riceverle, scaricare i documenti notificati e pagare eventuali spese direttamente online.

Le notifiche ad esempio sono rappresentate da comunicazioni a valore legale emesse in via ufficiale da un’amministrazione come multe, avvisi di accertamento di tributi o rimborsi.

Fino ad ora, queste comunicazioni venivano inviate quasi sempre tramite raccomandata cartacea mentre d’ora in poi saranno inviate in maniera digitalizzata.

In sintesi ci troviamo adesso di fronte a un punto di accesso unico, che gode di valore legale, che consente alle Pubbliche amministrazioni di notificare atti legali a persone fisiche o giuridiche, enti o associazioni, dotati di Codice Fiscale.

Chi può aderire?
L’adesione è riservata principalmente alle amministrazioni pubbliche definite dall’articolo 26 del decreto-legge 76/2020. Queste includono le Pubbliche amministrazioni secondo il decreto legislativo 165/2001, gli agenti della riscossione e i soggetti coinvolti nell’attività di riscossione.

Le amministrazioni pubbliche comprendono una vasta gamma di enti, come gli istituti scolastici di ogni ordine e grado, le istituzioni educative, le aziende e le amministrazioni statali con autonomia, le istituzioni regionali e locali, le istituzioni universitarie, e molte altre.

Inoltre, sono ammissibili anche altri soggetti come gli agenti della riscossione, soggetti registrati presso il Ministero dell’Economia e delle Finanze, e società a capitale interamente pubblico, purché soddisfino determinati requisiti, tra cui un controllo analogo da parte dell’ente titolare del capitale sociale e una significativa attività svolta nell’ambito territoriale dell’ente che le controlla.

Per quanto riguarda le società private, possono aderire a SEND solo se sono iscritte nell’albo presso il Ministero dell’Economia e delle Finanze. Tuttavia, altri enti privati come le casse di previdenza non possono partecipare in quanto non rientrano nella definizione di Pubblica amministrazione e non sono incluse tra i soggetti ammissibili.

Gli ordini professionali, considerati enti pubblici non economici, possono invece aderire in quanto rientrano nelle categorie di enti idonei alla partecipazione.

Infine, per quanto riguarda l’affidamento dell’attività di riscossione da parte degli enti locali, non vi è una specifica modalità prescritta. Pertanto, indipendentemente dalla modalità di affidamento, i soggetti incaricati della riscossione possono aderire a SEND, limitatamente alle attività di riscossione loro affidate, firmando la lettera di adesione come mittenti.

Come aderire?
Per aderire a SEND, una Pubblica amministrazione deve seguire una serie di passaggi preliminari. Innanzitutto, è necessario completare il processo di adesione all’Area Riservata fornita da PagoPA attraverso il portale Self Care.

Una PA può effettuare l’integrazione dei propri processi con SEND sia direttamente sia avvalendosi di uno dei “Partner e Intermediari tecnologici”.

Qualsiasi operatore in possesso dei dati dell’Ente Mittente interessato può essere incaricato dall’ente stesso per operare all’interno dell’Area Riservata e compilare il contratto di adesione. Questo contratto deve essere firmato digitalmente dal Legale Rappresentante dell’ente.

I dati richiesti all’interno dell’Area Riservata includono:

la denominazione/ragione sociale del Mittente Aderente
il Codice Fiscale/Partita IVA
la sede legale
e le informazioni sui soggetti che ricoprono ruoli amministrativi e tecnici.
L’Area Riservata è un portale dedicato agli enti che collaborano con PagoPA S.p.A. In questa pagina è disponibile un manuale operativo.

Per quanto riguarda l’adozione da parte dei Comuni, non è necessario indire una gara pubblica. Il Decreto n. 58 del 8 febbraio 2022 affida esclusivamente a PagoPA S.p.A. lo sviluppo, l’operatività e la manutenzione della Piattaforma Notifiche Digitali. Pertanto, l’adesione alla Piattaforma, compresa SEND, non richiede procedure di gare pubbliche da parte degli enti locali. Questo perché PagoPA S.p.A. detiene un diritto esclusivo conferitogli dalla legge per lo sviluppo e la gestione della piattaforma digitale per le notifiche.

Funzionamento del processo di notifica
I cittadini che lo desiderano potranno scegliere di gestire interamente in digitale – dalla ricezione al pagamento dei relativi importi, se previsto – le notifiche inviate da Comuni ed enti centrali tramite SEND. Basta essere in possesso di:

un domicilio digitale, cioè di un indirizzo PEC – presente nei registri pubblici come INAD (l’indice nazionale dei domicili digitali) o indicato dal destinatario direttamente accedendo a SEND con SPID o CIE dal sito notifichedigitali.pagopa.it
oppure attivare il servizio su App IO per essere informati della presenza di una notifica tramite un avviso di cortesia, da cui visualizzare l’atto e pagare contestualmente eventuali importi dovuti;
gli utenti possono indicare anche un recapito email o un numero di telefono cellulare su cui ricevere gli avvisi di cortesia con le istruzioni per accedere a SEND.
In assenza di recapiti digitali, SEND si occuperà dell’invio della notifica tramite raccomandata cartacea; in ogni caso, anche quando il destinatario riceve la comunicazione in formato cartaceo si tratta di un atto nativo digitale e depositato in digitale in piattaforma, con tutto ciò che ne consegue in termini di efficienza.

Avviso di cortesia
L’avviso di cortesia è una comunicazione che il destinatario della notifica può ricevere tramite IO, l’app dei servizi pubblici, via mail o SMS. Contiene un link per consultare la notifica e i documenti allegati sulla piattaforma, utilizzando un codice univoco (IUN). Se la notifica prevede un pagamento, questo può essere effettuato direttamente sulla piattaforma pagoPA.

Recapiti in formato analogico
In caso di recapito per via analogica, oltre alle spese di notificazione cartacea, si applica un costo fisso di 2,00 euro per ogni notifica effettuata tramite SEND. Questo costo si aggiunge alle spese sostenute per la notifica cartacea. La Pubblica Amministrazione mittente può decidere di ripartire totalmente o parzialmente questi costi verso il destinatario.

Esito sconosciuto
Per gestire l‘esito sconosciuto, il gestore della piattaforma svolge indagini per individuare un nuovo indirizzo del destinatario in caso di recapito fallito. Se non è possibile trovare un nuovo indirizzo, viene depositata una notifica sulla piattaforma e resa disponibile al destinatario. Se il destinatario dimostra di non aver ricevuto la notifica per cause non imputabili a lui, può ottenere una proroga.

Precisazioni su alcune tipologie di notifica
Non è possibile notificare tramite SEND gli atti relativi a determinati procedimenti, come quelli del processo civile, penale, tributario, ecc. Tuttavia, il preavviso di ipoteca e il fermo amministrativo possono essere notificati.

Per notificare a una società presso il curatore fallimentare, la notifica deve essere inviata direttamente alla persona fisica (ad esempio, il curatore) indicando la sua qualità nella notifica stessa. La piattaforma non consente l’indicazione della qualità nella fase di compilazione della notifica.

Malfunzionamenti
In caso di malfunzionamento della piattaforma, la prescrizione dei diritti dell’amministrazione correlati agli atti oggetto di notificazione viene sospesa fino al settimo giorno successivo al ripristino delle funzionalità della piattaforma. Analogamente, il termine di decadenza dei diritti dell’amministrazione o del destinatario correlati agli atti notificati viene prorogato fino allo stesso termine.

Quanto costa all’Ente utilizzare la piattaforma?
Si prevedono in linea di massima costi differenziati in base ai canali utilizzati (digitale o cartaceo) e in base alla diversa area geografica di appartenenza.

Inoltre, secondo una risposta ad interpello fornita dall’Agenzia delle Entrate a Pago Pa Spa in materia di trattamento fiscale delle operazioni connesse a questo tipo di attività, tutte le procedure sono da considerarsi assoggettabili ad IVA, avendo natura di corrispettivo.

Qui trovate la tabella aggiornata per il 2024 con il prezziario completo per gli enti.

Integrazione dei sistemi
Quando si tratta di atti che richiedono un pagamento sulla piattaforma SEND, c’è un processo automatico di integrazione tra i sistemi informatici di SEND e quelli dell’ente coinvolto. Questo significa che i due sistemi dialogano automaticamente.

Questa integrazione gestisce sia lo stato della notifica, assicurandosi che sia stata consegnata correttamente, sia l’aggiornamento dei costi di notifica. Ci sono diverse modalità di questa integrazione automatica, che variano a seconda di come vengono aggiornati i costi di notifica e da quante parti sono gestiti i sistemi informatici dell’ente o del fornitore che agisce per conto dell’ente.

Quando una notifica su SEND cambia stato, il fornitore connesso alla piattaforma viene informato di questi cambiamenti. Se ciò comporta un cambiamento nel costo della notifica, il fornitore aggiorna le informazioni sulle posizioni debitorie, ad esempio nel sistema di gestione delle multe. Questo assicura che i costi siano sempre aggiornati. In questo scenario, il fornitore è l’unico a interagire direttamente con SEND. È importante che l’ente garantisca un aggiornamento tempestivo delle posizioni debitorie e si faccia carico del rischio di pagamenti su posizioni non aggiornate, poiché un destinatario potrebbe pagare un importo errato se il costo della notifica non è stato ancora aggiornato.

L’attualizzazione delle posizioni debitorie avviene automaticamente al momento del pagamento tramite pagoPA, eliminando il rischio di pagamenti errati. SEND fornisce un’API che restituisce il costo corretto della notifica associata a un pagamento pagoPA. Per utilizzare correttamente questa API, il sistema di gestione delle posizioni debitorie deve essere configurato per comprendere se un avviso pagoPA richiede o meno un aggiornamento delle informazioni dalla piattaforma. Questa comunicazione avviene tramite la piattaforma stessa, garantendo un aggiornamento entro due secondi, come previsto dall’accordo di servizio.

Regole da tenere a mente nell’ottica del GDPR
Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) impone regole in materia di privacy che devono essere applicate anche per l’uso della Piattaforma SEND (il Servizio Notifiche Digitali) bisogna rispettare alcune regole in materia di privacy.

Pertanto i fruitori di questo strumento devono essere autorizzata a trattare i dati personali necessari per l’esecuzione di una serie di attività, tra le quali troviamo:

storico e dettagli delle notifiche
conservazione a 120 giorni degli atti notificati dal Titolare, a prescindere dalla sua de-registrazione dalla Piattaforma
deposito notifiche
invio digitale della notifica
invio dell’avviso di cortesia
invio di lettera raccomandata semplice
invio di avviso di avvenuta ricezione raccomandata
copia analogica del documento informatico acquisito mediante accesso digitale semplificato, protetto e temporaneo, degli atti opponibili ai terzi e dei documenti di pagamento
copia analogica dell’avviso di avvenuta ricezione non consegnato
consultazione di tutti i documenti informatici, compresi quelli oggetto di notificazione
gestione dei pagamenti da parte del destinatario o di chi ne possiede la delega
spese di notificazione/rendiconto delle notificazioni.
Eventuali limiti di utilizzo
Per concludere in generale non esistono veri e propri limiti all’utilizzo della piattaforma al di fuori di barriere legate allo spazio “materiale” degli allegati caricabili sulla medesima.

In modo particolare non è possibile allo stato attuale inserire:

allegati complessivamente superiori a 99 fogli, nel caso di raccomandate A/R;
allegati complessivamente superiori a 17 fogli, nel caso di comunicazioni inoltrate ai sensi della legge 890/82.
Un supporto alle Pa finanziate dal PNRR: l’applicativo PND Golem Net
Per venire incontro a coloro che devono gestire i finanziamenti ad hoc previsti dal PNRR la Società Golem Net, presente all’interno del market place AgID e qualificata come Azienda destinata a fornire prodotti in modalità SaaS (Software as a service), offre il proprio supporto per l’adeguamento a tutte le nuove disposizioni.PND Golem Net

Per quanto riguarda la Misura 1.4.5 – Digitalizzazione dei servizi pubblici, volta a sviluppare e implementare la Piattaforma notifiche digitali degli atti pubblici, ha deciso di supportare gli Enti con un’apposita soluzione informatica conforme alle richieste del bando di finanziamento PNRR, denominata PND Golem Net.

In particolare è stato realizzato un applicativo ad hoc denominato “connettore”, che consente di gestire in modo completamente automatizzato le fasi di trasmissione dei dati alla PND e di aggiornare in tempo reale il database con i dati relativi alla notifica.

Le specifiche tecniche
Questi sono gli asset previsti dallo strumento informatico denominato Connettore Golem_PND:

Notifica dei documenti prodotti attraverso i gestionali in uso all’Ente, nello specifico quando ci si trova davanti ai seguenti procedimenti:
violazione del codice ed extra codice della strada
pagamento solleciti servizi scolastici
avvisi di pagamento tributari
riscossioni coattive e ingiunzioni fiscali
comunicazioni relative ad ufficio anagrafe
comunicazioni Ufficio Tecnico / SUAP
ordinanze comunali con o senza pagamento
Integrazione fra applicativi tramite un processo di interscambio dati bidirezionale (tra applicativi in uso e la PND) che offrirà il pieno controllo sull’intero processo di notificazione dell’Atto. In tal senso Golem -PND garantisce:
Generazione semplificata (massiva o puntuale) dei flussi di dati (archivi testo o archivio XML) contenenti i documenti da postalizzare
generazione dei lotti di prova per le definizione delle Bozze di stampa
visualizzazione del contenuto dei lotti e la loro storicizzazione
trasmissione automatica dei lotti da postalizzare in forma compressa e criptata tramite webservice
controllo formale del flusso dati (Inviato/Ricevuto)
generazione del verbale e del bollettino PagoPA in due Pdf separati
firma remota del verbale in formato PADES
avvio del processo di notifica mediante richiesta a PND
controllo puntuale dell’iter di notifica mediante webservice di interconnessione a PND secondo quanto stabilito dalle regole AgID
e aggiornamento dati sui sistemi gestionali
Monitoraggio costante – sarà possibile, infine, monitorare costantemente lo stato di avanzamento di tutto il processo, potendo fruire dell’aggiornando in tempo reale dei dati che verranno rendicontati automaticamente. In questo modo l’Ente avrà contezza puntuale dei seguenti parametri:
data di notifica
eventuali spese aggiuntive di notifica qualora PND abbia utilizzato il circuito postale per notificare al destinatario
e tutti i documenti comprovanti il deposito dell’atto, la notifica o la mancata notifica.
A richiesta è disponibile anche un servizio di consulenza, curato da un team professionale e qualificato, per il successivo iter di gestione per la fruizione dei servizi.

I vantaggi
Ovviamente gli Enti utilizzatori possono beneficiare di una serie di agevolazioni garantite da questo applicativo:

Vantaggi economici diretti: si risparmierà rispetto alle procedure di postalizzazione tradizionale
Vantaggi economici indiretti: la procedura di notifica risulterà chiusa più celermente, con un decorso termini per i pagamenti minore e la certezza nel caricamento della medesima all’interno dei propri gestionali
Semplificazione: il sistema è in grado di interloquire con i software gestionali in uso all’Ente, attingendo e riversando dati secondo un meccanismo di interscambio bidirezionale
Efficienza e risparmio di tempo: semplificato il processo di invio e gestione delle notifiche verso PND, con riduzione di tempo e sforzi necessari rispetto ai metodi tradizionali di postalizzazione e notifica
Sicurezza e tracciabilità: un ambiente sicuro e tracciabile per la consegna sicura delle notifiche, con la possibilità di monitorare e registrare in tempo reale invii e ritorni sul proprio gestionale
Conformità normativa: il sistema è conforme alle normative e regolamentazioni vigenti nel settore della pubblica amministrazione e rispetta le linee guida di sicurezza dei dati la relativa protezione imposta dalla privacy.
I dati ricevuti faranno sì che l’importo pagabile tramite il circuito PagoPA risulti aggiornato continuamente. Questo permetterà di pagare esclusivamente l’importo corretto senza possibilità di errore. Affinché infatti la notifica degli atti tramite PND possa fornire un servizio ottimale e per evitare pagamenti non corretti, è necessario che i vari sistemi siano sempre in linea tra loro.

L’utente finale potrà pagare tramite PagoPA un solo importo e questo dovrà essere allineato in tempo reale con le attività eseguite da PND.

L’aggiornamento dell’importo, ossia l’attualizzazione dello IUV è di esclusiva competenza del sistema PagoPa di GOLEM NET e verrà realizzata automaticamente tramite l’integrazione con Golem_PND.

Come richiedere ulteriori informazioni?
Compilando la form in questa pagina è possibile richiedere maggiori informazioni e un preventivo. Oppure in alternativa si può scrivere un messaggio WhatsApp al numero: 342 014 7374 o una mail a commerciale@golemnet.it