Digitalizzazione archivi cartacei delle pratiche edilizie

La gestione efficiente dei documenti è fondamentale per qualsiasi organizzazione, pubblica o privata. L’archiviazione cartacea tradizionale presenta diverse criticità, come la difficoltà di ricerca e consultazione, il rischio di smarrimento o danneggiamento dei documenti e l’esigenza di spazi fisici per la loro conservazione.

La digitalizzazione degli archivi cartacei delle pratiche edilizie rappresenta pertanto un investimento strategico per le Pubbliche amministrazioni, in quanto consente di migliorare l’efficienza dei processi, la sicurezza dei dati e la trasparenza dell’azione amministrativa.

Si tratta di una soluzione efficace per superare tutte le criticità e offre numerosi vantaggi:

• Migliore accessibilità e ricerca: i documenti digitali possono essere facilmente consultati e ricercati per parola chiave, data o altro criterio, da qualsiasi dispositivo connesso ad internet.
• Maggiore sicurezza: i documenti digitali possono essere conservati in modo sicuro e protetto da accessi non autorizzati, perdita o danneggiamento.
• Riduzione dei costi: la digitalizzazione elimina la necessità di stampare, archiviare e gestire fisicamente i documenti cartacei, con un conseguente risparmio di tempo e denaro.
• Sostenibilità ambientale: la digitalizzazione riduce il consumo di carta e altri materiali, contribuendo alla tutela dell’ambiente.

I documenti digitali conservati a norma hanno validità a tutti gli effetti come previsto dalla legge (testo unico sulla documentazione amministrativa, DPR 445/2000), si pensi ad esempio alla presentazione di istanze, alla partecipazione a concorsi o all’accesso ai servizi pubblici.

Gli asset del servizio

Analisi e valutazione

La prima fase del processo di digitalizzazione degli archivi cartacei delle pratiche edilizie consiste nell’analizzare il volume e la tipologia dei documenti da digitalizzare. In questa fase, si raccolgono informazioni su:

• Quantità di documenti: il numero di faldoni, scatole o altri contenitori da digitalizzare.
• Tipologia di documenti: la varietà di documenti presenti, come ad esempio pratiche edilizie, fascicoli personali, atti amministrativi, etc.
• Formato dei documenti: le dimensioni e il formato dei documenti, come ad esempio A4, A3, etc.
• Stato di conservazione: le condizioni dei documenti, come ad esempio la presenza di deterioramenti o strappi.

In base a queste informazioni, si definisce la strategia di intervento più idonea, che include la scelta:

• degli strumenti di scansione: si opta per scanner piani, scanner a bobina o altri sistemi in base al formato e alla quantità dei documenti.
• del software di indicizzazione: si seleziona un software che permetta di assegnare metadati ai documenti digitali in modo efficiente e preciso.
• della metodologia di conservazione sostitutiva: si sceglie il sistema più adatto per la conservazione a norma dei documenti digitali.

Recupero e riordino

I documenti cartacei vengono recuperati dai loro luoghi di conservazione e riordinati in base a criteri logici e cronologici. Questo passaggio è fondamentale per facilitare la successiva scansione e indicizzazione.

Il riordino può essere effettuato:

• In base al numero di protocollo: se i documenti sono già stati protocollati, si possono ordinare in base al numero progressivo.
• In base alla data: si possono ordinare in base alla data di creazione o di ricezione.
• In base all’oggetto: si possono ordinare per tipologia di documento, come ad esempio pratiche edilizie, fascicoli personali, atti amministrativi, etc.

Scansione

I documenti cartacei vengono scansionati ad alta risoluzione per ottenere immagini digitali di alta qualità. La scansione può essere effettuata:

• A colori: se i documenti contengono immagini o informazioni a colori.
• In bianco e nero: se i documenti sono solo in testo.
• In scala di grigi: se i documenti contengono immagini o informazioni che non necessitano di colori vivaci.

La risoluzione di scansione deve essere sufficientemente alta per garantire la leggibilità del testo e la visibilità di eventuali dettagli. In generale, si consiglia una risoluzione di almeno 300 DPI per i documenti in bianco e nero e 600 DPI per i documenti a colori.

Indicizzazione

I documenti digitali vengono indicizzati mediante l’assegnazione di metadati, che ne consentono la ricerca e la consultazione.

Il processo di indicizzazione dei dati, partendo dalla classificazione della documentazione esaminata, si svolge secondo questi step:

• individuazione del regime amministrativo di pertinenza (Licenza Edilizia, Permesso di costruire, D.I.A. S.C.I.A. C.I.L.A. ecc.);
• identificazione della tipologia di intervento ammesso per quel determinato regime (Nuova costruzione; ristrutturazione, intervento in sanatoria, manutenzione straordinaria, Cambio di destinazione d’uso, ecc.)
• “metadatazione” delle informazioni rilevanti, vale a dire la ricostruzione sull’archivio informatico di tutti i dati tecnici e amministrativi fondamentali per la rappresentazione digitale completa della pratica:
  • Tipologia di procedimento edilizio;
  • Tipologia intervento ammesso;
  • Numero e data protocollo istanza
  • Numero di repertorio istanza;
  • Oggetto pratica;
  • Ubicazione intervento;
  • Zonizzazione;
  • Dati catastali;
  • Figure della pratica
  • Date cronologiche avanzamento stato pratica;
  • Info pagamenti;
  • Collegamenti pratiche per aggiornamento fascicolo fabbricato;
  • Numero e data di concessione/rilascio;
  • Date Notifiche Rilascio
  • Eventuali Volture del titolo;
• infine associazione, in modo univoco e probatorio, delle acquisizioni ottico-sostitutive del materiale cartaceo ai dati indicizzati, secondo la loro pedissequa corrispondenza.

Digitalizzazione Cartaceo

Inoltre ciascun fascicolo risulterà revisionato ed associato alla digitalizzazione del corrispondente archivio cartaceo secondo questo schema documentale:

• Domanda di istanza
• Tavole tecniche di progetto
• Documentazione fotografica
• Documentazione tecnica (Relazioni, perizie, allegati tecnici di progetto; visure; schemi, nulla osta; dichiarazioni, ecc.)
• Documentazione amministrativa (Documenti di riconoscimento; lettere di incarico; atti amministrativi in generale; titoli di proprietà; ecc.)
• Ricevute Versamenti
• Documentazione dell’Ente (Rilasci, concessioni, richieste, comunicazioni; ecc.)
• Altro (Ogni eventuale documento rilevante ai fini della costituzione del fascicolo ma non direttamente correlabile alle classi documentali richiamate ai punti precedenti).

Conservazione sostitutiva

Infine i documenti digitali a norma di legge possono essere conservati in sostituzione degli originali cartacei, con valore legale equivalente. La conservazione sostitutiva a norma è regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e prevede:

• L’apposizione di una firma digitale: la firma digitale garantisce l’autenticità e l’integrità del documento digitale.
• La creazione di un timestamp: il timestamp fornisce la data e l’ora di creazione del documento digitale.
• L’archiviazione del documento digitale in un sistema di conservazione a norma: il sistema di conservazione a norma garantisce la sicurezza e l’inalterabilità del documento digitale nel tempo.

La conservazione sostitutiva consente di:

• Ridurre i costi di archiviazione: i documenti digitali occupano meno spazio rispetto ai documenti cartacei.
• Migliorare la sicurezza dei dati: i documenti digitali sono conservati in modo sicuro e protetto da accessi non autorizzati.